Eventplanung – Der Anfang jeder guten Veranstaltung

Planung, Strategie und Zeitmanagement

Hinter jeder großen und guten Veranstaltung steckt ein ausgetüftelter Plan, welcher Monate oder manchmal auch Jahre in Anspruch nehmen kann. Lange Vorbereitung und die richtige Stressresistenz im Rahmen des Zeitmanagements, sind im Beruf des Eventplaners unabdingbar.

Es ist ein Beruf mit vielen Facetten und der Möglichkeit, seiner Kreativität freien Lauf zu lassen.

Den richtigen Plan erstellen

Dies stellt die wichtigste Phase der Eventplanung dar, aufgrund der vielen zu beachtenden Faktoren. Budget, Zeit bis zur Veranstaltung und Zielgruppenbestimmung für das richtige Marketing sind mit die wichtigsten Faktoren.

Beim Budget sollte der Eventplaner genau entscheiden können, welche Teile der Veranstaltung von großer Wichtigkeit sind, wie zum Beispiel der Ort, das Essen oder die Form der Werbung für das Event, und welche es nicht sind. Erst nach Beachtung der wichtigen Faktoren, sollte der Fokus auf kleinere Extras, welche das Event bereichern, gelegt werden.

Bei dem Thema Marketing, also Werbung für seine Veranstaltung, hat ein Eventplaner heutzutage viele Möglichkeiten. Zum einen die klassischen Printmedien und das Fernsehen, doch in den letzten Jahren wurden die sozialen Medien immer interessanter als Werbeplattformen, da sie billiger, effizienter und zeitsparender sind als die konventionellen Formen der Werbung.

Das Denken in verschiedenen Perspektiven

Um die optimale Veranstaltung richtig zu planen, muss ein Eventplaner in vielen Perspektiven denken können. In Betracht müssen hierbei zum Beispiel Gäste, eventuelle Sponsoren, Lieferanten und Mitarbeiter, wie Kellner oder Köche, gezogen werden, um das Event nicht von einer Seite aus zu vernachlässigen.

Diese Perspektiven sind eng verbunden wie eine Art Netz, da wenn eine Seite nicht ausreichend beachtet wurde, kann dies einen direkten Einfluss auf die andere haben. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn ein Mitarbeiter sich nicht ausreichend bezahlt oder übergangen fühlt, dann wird der Gast die unter Umständen merken, was wiederum ein schlechtes Bild auf die gesamte Veranstaltung werfen kann.

Fazit

Ein guter Eventplaner sollte demnach im Stande sein, gute Entscheidungen unter Zeitdruck treffen zu können. Perspektivisches Denken ist außerdem ein großer Faktor für Erfolg in diesem Beruf, da es ohne schwierig wird eine gute und balancierte Veranstaltung zu planen.